Opting for billing software or not?

La facturation est une tâche qui peut être très fastidieuse et qui engendre parfois erreurs, oublis ou mauvaises informations. Depuis 1er janvier 2018, l’État oblige les entreprises soumises à la TVA à posséder un logiciel de facturation validé par les services informatiques du gouvernement afin d’éditer les factures. Mais à quoi sert vraiment un logiciel de facturation ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Cette solution logicielle a été mise au point afin d’automatiser certaines démarches administratives comme l’édition des factures par exemple. L’entreprise choisit d’utiliser un logiciel de facturation afin de gérer en totalité ou en partie sa facturation. Mais le logiciel va bien au-delà de la simple réalisation d’un fichier de facture. Il est maintenant doté de fonctionnalités plus avancées qui génèrent automatiquement des relances d’impayées ou mettent en exergue l’évolution des activités de l’entreprise.

Le logiciel de facturation est aussi utilisé pour faciliter la gestion commerciale et la transmission des informations aux clients, partenaires ou fournisseurs. Devenu rapidement indispensable devant la quantité importante de factures à générer, le logiciel de facturation a su s’imposer comme un outil performant et pratique.

Qui utilise le logiciel de facturation ?

Il n’y a aucune restriction pour l’utilisation d’un logiciel de facturation. Que vous soyez à la tête d’une micro-entreprise ou d’une grande société, il est possible de vous munir d’un logiciel de ce type. En effet, peu importe la quantité de factures à produire, l’usage d’un logiciel est vraiment recommandé pour toutes les entreprises qui y trouveront rapidement un intérêt.

Les avantages apportés

En choisissant une solution logicielle de facturation, vous allez apprécier les avantages d’un tel outil :

• Un gain de temps notoire : l’automatisation du remplissage et des calculs facilitent vraiment la tâche. Plus besoin de remplir manuellement les données obligatoires ou de réaliser les calculs. Tout se fait directement.
• Une réduction des erreurs : bien souvent lorsque les factures sont réalisées à la main ou sans l’aide d’un logiciel, il peut se glisser une faute de calcul ou une erreur lors de la frappe. Cette erreur va engendrer des retards dans le paiement et des retours négatifs de la clientèle. Avec le logiciel de facturation, plus de risque de se tromper puisque les formules calculent automatiquement les résultats en fonction des données que vous allez entrer.
• Un devis transformé en un clic : ne multipliez plus les actions et les fichiers. En quelques secondes, votre devis se modifie pour devenir un bon de commande qui deviendra lui-même par la suite une facture. Plus besoin de manipulations entre les deux. Il suffit de faire basculer le statut de l’un à l’autre.
• La mise en conformité vis-à-vis de la loi : les mentions légales et les taux de TVA évoluent. Les mises à jour du logiciel permettent de se tenir informé des modifications et de les appliquer automatiquement sur les nouveaux documents à établir. Ainsi vous restez à la pointe des informations et vous ne vous exposez pas à une amende.
• Un meilleur suivi de vos activités : sur un fichier Excel ou sur un cahier de bord, pas simple d’observer l’évolution de vos activités. C’est pourtant primordial pour voir la croissance de votre entreprise ou pour mettre en garde sur la nécessité de mettre l’accent sur telle ou telle activité afin de booster votre chiffre. Le logiciel de facturation vous donne la possibilité de générer des tableaux de bord précis.
• Une meilleure gestion de votre entreprise : en mettant en avant les impayés, vous êtes plus réactif sur les sommes qui vous sont dues. Le logiciel vous donne une vision globale du suivi du recouvrement des créances et réalise sans aucune démarche de votre part l’envoi automatique des relances. Ainsi vous réduisez les délais de paiement et n’avez plus d’argent en attente qui dort chez vos clients !

Comment bien choisir son logiciel de facturation ?

Nous avons été très bien conseillés par le site https://www.appvizer.fr qui offre de bons conseils sur la gestion de la facturation et la réalisation des devis. De plus, nous avons pu y découvrir des logiciels de facturation réputés et solides afin de réaliser les démarches administratives dans les meilleures conditions.

Alors pour bien choisir votre logiciel de facturation, nous vous conseillons de porter votre attention sur :

• L’ergonomie du logiciel : pensez que vous allez y travailler régulièrement et que vous aurez à le manipuler souvent. Il est donc très important de choisir un logiciel agréable et facile à utiliser. N’hésitez pas à tester les différentes solutions avant de choisir définitivement votre logiciel.
• La personnalisation des fichiers : votre facture doit pouvoir renvoyer l’image de votre entreprise. Il faut donc que vous puissiez y ajouter votre logo et utiliser la charte graphique de l’entreprise.
• Version gratuite ou payante : c’est à vous de choisir en fonction de votre budget, mais également en fonction de l’utilisation que vous allez en faire. La version gratuite peut suffire si vous n’avez pas un fort besoin du logiciel. Si vous avez juste besoin de réaliser de temps en temps des factures, pas besoin d’investir dans une solution payante. En revanche, le logiciel gratuit va rapidement trouver ses limites pour les utilisations plus intensives. Parfois, il est recommandé de choisir une solution logicielle payante afin d’avoir accès à des fonctionnalités avancées.
• Sur un cloud en ligne ou sur votre serveur interne : il existe plusieurs solutions d’hébergement de votre logiciel. Vous avez la possibilité de l’utiliser uniquement au sein de votre entreprise en l’installant sur votre serveur. Ou vous pouvez aussi opter pour le cloud et l’utilisation à distance. L’intérêt de la première solution est la sécurité des données et que vous possédez réellement votre outil de travail. Le SaaS est toutefois plus utile si vous devez travailler ailleurs qu’à l’entreprise et pour faciliter les mises à jour des versions de votre logiciel.

Avant de vous lancer dans l’achat d’un logiciel de facturation, il est conseillé de tester les différents logiciels grâce aux versions gratuites ou aux offres d’essai proposées par les fournisseurs de logiciels. Cela vous permettra de vous faire une idée des fonctionnalités que proposent les logiciels et de la nécessité d’investir ou non dans une solution payante.