Dans de nombreux secteurs d’activité, l’heure est au travail collaboratif. Poussé par les usages, tels que peuvent l’offrir les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) ou les technologies performantes et conviviales des nouveaux CMS (Content Management System), il ne faut pourtant pas oublier l’essentiel : quel est le besoin que ces nouveaux médias tentent de satisfaire ? Après analyse, les entreprises répondront que leurs salariés désirent, par l’échange actif d’informations, gagner en productivité et améliorer de façon notable la qualité et la satisfaction client.
Tous ces éléments sont structurels et nécessitent de s’appuyer sur des socles fiables et utilisables par les différentes directions fonctionnelles. En ce sens, les outils de type RSE ne sont pas une réponse évidente. Bien sûr, ils apportent d’autres bénéfices mais doivent être considérés comme des compléments.
Les solutions de type de gestion électronique de documents et BPM sont fortement plébiscitées, mais il convient tout d’abord de donner une courte définition de ces notions. La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé qui organise et gère des documents électroniques et des informations au sein d’une organisation. Le BPM (Business Process Management) est l’ensemble des méthodes et outils mis en œuvre pour améliorer la performance d’une organisation par des démarches processus (source Wikipédia).
Il est en effet nécessaire de mettre en place des infrastructures industrielles pour accélérer le travail collaboratif et proposer des solutions génératrices de succès opérationnels. Le travail collaboratif doit en effet être productif !
Il est d’ailleurs intéressant de voir les taux d’adoption et d’évolution des technologies collaboratives. Il apparaît que les solutions de gestion de contenus, de GED et de BPM sont les mieux représentées en entreprises et continuent de se développer. Selon une étude de Cap Gemini, « En France, l’intérêt pour le BPM grandit : 39 % des entreprises françaises interrogées prévoient d’ici 2013 une augmentation du budget alloué au BPM. »
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Cette tendance s’explique tout d’abord par les bénéfices liés aux outils de BPM et de GED : la nécessité de gérer et partager des documents dans le cadre d’une démarche normative est aujourd’hui évidente. Ainsi, l’intégration et le partage des documents au sein du SI, cycle de validation, etc. se généralise dans de nombreuses entreprises.
Il en est de même pour le BPM qui s’est particulièrement diversifié ces dernières années : gestion des réclamations, plans d’actions, gestion des congés, demandes d’achats… autant de processus qui permettent d’optimiser le quotidien, de travailler efficacement et de gagner en qualité et en traçabilité. Les opérations réalisées avec les outils de GED et de BPM sont donc à la base de leur succès. Il est nécessaire de prioriser leur usage au sein de l’entreprise et que ces dernières définissent leur approche du « travail collaboratif ».
Un travail de fond est indispensable pour cartographier l’organisation de l’entreprise, ses modes de communication et de collaboration. Cela permettra de se poser les bonnes questions sur ses besoins et de choisir les bons outils qui sont souvent les enjeux fondamentaux. Le collaboratif est un axe de croissance important dans la mesure où il répond à des besoins clés pour l’entreprise et simplifie le quotidien des utilisateurs.
Emmanuel DERRIEN, Directeur Qual’Net
