Face the future challenges of your business by combining Capture and BPM

Le monde change. Les technologies émergentes, l’incertitude économique permanente et l’évolution démographique ont transformé le paysage social, politique et commercial des entreprises quelque soient leurs tailles et leurs secteurs d’activité. Les entreprises sont au bord d’un précipice d’où elles observent de nouveaux risques et opportunités pour leur activité. Toute la question est de savoir si les entreprises doivent agir et faire le grand saut ou attendre et s’enfermer dans l’immobilisme.

Mais pour réaliser ce saut, elles ont besoin de s’équiper d’un parachute et dans notre métaphore, ce parachute prend la forme d’un système performant de gestion des processus métiers permettant à la fois d’assurer la continuité des opérations, de s’adapter rapidement aux contraintes du changement.

Les bons processus métiers pour capturer, intégrer, nettoyer, analyser et valider les données

Tout d’abord, il y a le concept largement médiatisé du Big Data. Au moment même où nous pensions tous avoir pris le contrôle des Téra-octets et Giga-octets qui entrent et circulent dans nos entreprises, il s’abat un déluge de données sans précédent en terme de volume, de vitesse et de diversité. Le Big Data offre un potentiel immense pour la prise de décision intelligente et la croissance de l’entreprise, mais sans la mise en place des bons processus métiers pour capturer, intégrer, nettoyer, analyser et valider les données, elles resteront fondamentalement sans valeur.

D’où proviennent toutes ces données ?

Il y a essentiellement cinq sources principales, qui ne sont pas toutes récentes. La première source inclut les données mobiles, telles que les données internes et les transactions commerciales. La deuxième source comprend les images numériques, la vidéo et le multimédia qui représentent la majorité du trafic Internet et sont essentielles aux secteurs de la médecine, de l’éducation, du divertissement, du transport et des services publics. La troisième source provient de ce que l’on appelle « l’internet des objets » où les machines communiquent entre elles, comme dans le cas de suivi de colis.

Ensuite, il y a les réseaux sociaux, avec ses millions de conversations informelles et non-structurées générant des volumes colossaux de données. Les entreprises ignorent, à tort, les réseaux sociaux mais ce sont de gigantesques systèmes CRM en temps réel, révélant en permanence de nouvelles tendances et opportunités.

Enfin la dernière source de données, et non des moindres, est constituée des données produites par les activités commerciales habituelles et leur volume considérable de contenu déstructuré créé chaque jour, comme les documents et les e-mails. Transformer toutes ces données passives en informations actives exige un BPM très performant.

Nous pensons que le meilleur endroit pour prendre le contrôle des données se situe avant qu’elles n’atteignent l’entreprise, c’est à dire le plus loin possible du périmètre opérationnel. Idéalement il devrait intervenir à la source, depuis un téléphone portable, une tablette ou un PC portable. C’est là que la «capture», élément associée au BPM, prend tout son sens car elle peut extraire les données à la source et les transporter dans les workflows de l’entreprise.

Le BPM est d’une importance vitale quand il s’agit de relever les défis liés au Big Data et aux mutations économiques

Des études de marché indiquent que la plupart des entreprises ne se sent pas prête pour le contrôle du Big Data. Ce domaine est entouré d’idées reçues et d’amalgames qui peuvent occulter les besoins réels et urgents des entreprises en matière de processus métiers. Ces derniers doivent être, en effet, suffisamment « agiles » pour s’adapter aux changements permanents de leurs formulaires de données et fournir à leurs clients un accès multi-canal indispensable et un service client en temps réel.

En second lieu, la tendance continue vers la mondialisation et les perturbations économiques. La France est peut être ou non sortie de la récession, mais à travers le monde, les marchés continuent d’être instables et imprévisibles. La perte ou l’émergence des opportunités de marché, la concurrence mondiale croissante, les réglementations de plus en plus rigoureuses, les catastrophes naturelles et les cyber-menaces sont autant de situations pouvant perturber l’activité commerciale.

Les entreprises ont besoin de flexibilité et d’agilité pour s’adapter rapidement aux changements de conjonctures, prendre des décisions plus rapides et mieux documentées et préserver à la fois les clients et les activités de l’entreprise. Tout cela repose en grande partie sur la qualité et la réactivité des systèmes de BPM.

Le BPM est d’une importance vitale quand il s’agit de relever les défis liés au Big Data et aux mutations économiques. Et le défi de l’évolution démographique

Il y a d’autres tendances qui représentent des défis pour le BPM. L’un de ces défis concerne la question souvent négligée de l’évolution démographique. Les populations actives de la France et de la plupart des pays développés sont vieillissantes. La génération du « Baby Boom » commence à prendre sa retraite et entraîne avec elle une perte d’expertise et de connaissances accumulées. Cette tendance continuera et s’accélérera, à moins que nous trouvions les moyens d’exploiter cette connaissance et d’en alimenter l’entreprise.

Les technologies de « gestion de la connaissance » peuvent aider, mais le vrai défi pour les processus métiers, en particulier en matière de Case Management, concerne la perte de la connaissance tacite c’est-à-dire la perception, le jugement et le bon sens. Il s’agit d’une problématique de ressources humaines (et non du système d’information) qui doit donc être traitée en tant que telle.

À l’opposé, les jeunes professionnels entrant dans la vie active demandent à travailler d’une manière souple, mobile, collaborative et en utilisant les technologies adaptées. Ce qui nécessite des processus métiers de plus en plus fluides et ouverts.

Albert Einstein disait « je ne pense jamais à l’avenir, il arrivera bien assez tôt ». Les tendances mentionnées ci-dessus transforment déjà la manière dont les entreprises gèrent leurs activités et elles continueront encore à les transformer. Des processus métiers intégrés, automatisés et agiles seront de plus en plus indispensables pour aider les entreprises à exploiter le potentiel lié au changement.

Vous n’avez plus d’autres choix que d’agir maintenant…

Par Allen Carney, Vice-Président Marketing Produits chez Kofax.

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